DMS – Document Management System eDoCat

Jedním z pilířů fungujícího systému managementu kvality, případně celého integrovaného systému managementu je požadavek na řízení dokumentace a záznamů. Ve velmi malých firmách je samozřejmě možné toto řešit formou šanonu s příslušnými směrnicemi a pracovními návody. Pro rostoucí malé firmy, středně velké a opravdu velké je však již nutností opravdu efektivní řízení dokumentů. Cena práce v České republice stále stoupá a přirozeným cílem je zefektivňování procesů, a to včetně těch zmíněných.

S pojmem Document Management System (DMS) se setkáváme stále častěji. Tuto anglickou zkratku lze do češtiny volně přeložit jako Systém pro správu elektronických dokumentů. Co vlastně takový DMS eDoCat umí a jaké jsou jeho výhody? A také jaká je cena?

Systém eDoCat funguje na platformě Alfresco Community Edition, která je hlavní open source alternativou na trhu Enterprise Content Management systémů (ECM jsou strategie, metody a nástroje sloužící k získávání, řízení, uložení, zachování a doručení obsahu a veškerých dokumentů vztahujících se k procesům organizace.). eDoCat je určen pro operační systémy Microsoft Windows i Linux. Funguje tedy bez problémů prakticky kdekoliv.

Klíčové vlastnosti jsou:
- indexování obsahu pro fulltextové vyhledávání
- řízení oběhu dokumentů pomocí workflow
- indexování obsahu pro fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů
- spojování dokumentů do elektronického spisu nebo balíku souvisejících dokumentů - podpora implementace procesů ISO nebo GDPR
- integrace na další informační systémy společnosti
- zaprotokolovaná automatická skartace dokumentů
- integrace na další informační systémy společnosti
- zaprotokolovaná automatická skartace dokumentů
- automatické akce spojené se stavem dokumentu
- notifikace vázané na stav dokumentu nebo datum
- vytěžování dat, automatizace procesů
- šifrování souborů
- centrální panel řízení uživatelských práv
- integrace s kancelářskými aplikacemi kategorie Office
- integrace s datovými schránkami a registrem smluv
- agendové balíky funkcí (např. HR, smlouvy apod.)
- administrátor bez přístupu k obsahu dokumentů
- detailní logování přístupu k dokumentům a prováděných operací

Jde jen o výčet toho opravdu podstatného. A jak vlastně takový DMS vypadá? Níže je několik snímků obrazovky.

Základní stránka systému eDoCat:


Příklad schvalování dokumentu:

Veškeré notifikace o vytvořeném úkolu v rámci workflow mohou být uživatelům zasílány emailem. Zároveň jsou tyto úkoly vždy ihned zobrazeny na nástěnce uživatele. V případě potřeby lze emailové notifikace po definované době nečinnosti uživatelů opakovat.

Uživatelské rozhraní je postavené na moderních webových technologiích, je tedy příjemně intuitivní a poskytuje rychlou odezvu.

Mezi nejčastěji používané funkce obvykle patří:
- Kategorizace dokumentů, včetně jejich konverze z papíru do elektronické podoby
- Fulltextové vyhledávání s možností omezit dotaz na určitou kategorii
- Verzování, spojování dokumentů do balíku souvisejících dokumentů (elektronický spis)
- Připomínkování, schvalování a přezkum dokumentů (řízená dokumentace, faktury,…)
- Potvrzení o přečtení dokumentu s opakovaným zasíláním připomínek
- Řízený přesun expirovaných dokumentů do archivu
- Možnost připojení databáze dokumentů jako síťového disku
- Podpora datových schránek, včetně notifikací a procesu zpracování datových zpráv

A kolik takový systém stojí? Vzhledem k tomu, co všechno systém umí, je cena ve srovnání s konkurencí přívětivá. Díky možnosti postavit DMS eDoCat na open source technologiích lze ušetřit nemalé peníze za licence prostředí. Ty mohou díky Linuxové platformě stát 0,- Kč (opravdu mohou být zdarma). O ceně licence DMS eDoCat pak rozhoduje počet uživatelů a skladba rozšiřujících modulů. Klient může využít i nabídky placené podpory provozu. eDoCat je na českém trhu významným počinem, který má řadu významných referencí například v automobilovém průmyslu nebo zdravotnictví, tady v oborech, které jsou na řízení dokumentace velmi náročné.