Hlavní strana | Novinky | Nástroje kvality | Poradenství | Certifikace | Nabídky práce | Diskuse | Kontakt | Reklama













4.2.3 Řízení dokumentů

4.2.3 Řízení dokumentů

Norma požaduje, aby „požadované“ dokumenty byly řízeny. Nejprve jen připomenu, že požadované dokumenty jsou ty, které norma výslovně požaduje, tedy jde o dokumenty na řízení dokumentace, řízení záznamů, příručku kvality, ale i všechny ostatní dokumenty (které norma výslovně nevyjmenovává), které popisují procesy ve vaší organizaci. Prakticky tedy veškerá dokumentace, kterou máte musí být řízena. Zjednodušeně řečeno: Každý proces v organizaci musí být popsán ve vhodně formulovaném dokumentu a o činnostech procesu musí být záznamy (vyplněný formulářík, elektronický záznam v databázi,...).

Dokument na řízení dokumentace by se mohl jmenovat Řízení dokumentace a mohl by vypadat asi takto:

Odpovědnost za tento předpis má Manažer kvality.

Žádost o nový, změnu nebo zrušení dokumentu může podat kdokoliv. Žádosti schvaluje Manažer kvality (případně jmenujte i další funkce dle charakteru a rozsahu vaší organizace), který stanoví odpovědnost za realizaci požadavku, kterou zapíše do formuláře. Odpovědná osoba informuje po realizaci Manažera kvality, který doplní, kdy byla změna realizována. Žádost je na formuláři č. … (žádost je jen pár kolonek, které zvládne vytvořit každý rozumný kvalitář).

Procesy ve firmě jsou popsány formou postupů. Postupy jsou identifikovány jako P-Y-xxx, kde P je označení postupu, Y je kódové označení oddělení (např. V jako výroba, K jako kvalita, O jako osobní oddělení) a xxx je pořadové číslo postupu. Evidence dokumentů včetně distribuce je v sešitu, který vede Manažer kvality (můžete mít i tabulku v excelu, databázi, apod). Tímto způsobem si můžete jednoduše identifikovat prakticky všechny dokuemnty, které ve firmě používáte (tedy ža na identifikaci technických výkresů a jiných extra dokumentů). Formuláře jsou označovány jako F-Y-xxx-zzz, kde zzz je navíc pořadové číslo formuláře (bude-li mít formulář i označení xxx, snadno pozná, do kterého pčedpisu se mám podívat, abych věděl, kdy použít daný formulářík).

Každý předpis obsahuje:
Označení organizace (název firmy – může se stát, že si váš zkazník vyžádá nějaké vaše předpisy, a formuláře, tak aby věděl, komu patří)
Identifikaci dokumentu (P-Y-xxx, případně u formulářů P-Y-xxx-zzz)
Číslo revize (číslování řadou písmen A, B, C, atd nebo řadou čísel 1, 2, 3, atd.)
Datum vydání (budete-li měnit dokumentaci i vícekrát za den, doporučuji psát i čas, ale to byste byli mistři změn a vaše produktivní činnosti by zahálely)
Stránkování (Strana 1 z 5)
(výše uvedené si rozvrhněte do záhlaví a zápatí dokumentu)

Všechny dokumenty jsou dostupné ze kteréhokoli počítače firmy prostřednictvím intranetu (výtisků na pracovištích, tisk doporučuji jen na laserové tiskárně).

Formuláře a jiné dokumenty smí být vyplňovány jen modře píšícím kuličkovým propisovacím perem, nesmí být používány grafitové tužky, zvýrazňovače, fixy, apod. (splnění požadavku e))

Externí dokumenty (jde zpravidla o normy, specifikace a výkresy zákazníka) jsou identifikovány jako E-Y-xxx. Evidenci vede Manažer kvality.

V závislosti na charakteru organizace může bývá tento dokument delší, protože potřebná dokuemntace například v regulované sféře je významněji rozsáhlejší a strukturovaná do více úrovní.

Z vaší evidence musí být jasné, kdy začal platit nový, případně změněný dokument či formulář a kdy byl nějaký dokument či formulář zrušen a proč. Není přípustné (až na výjimky), aby byly v organizci používány dokumenty nebo formuláře s různými revizemi. Pokud potřebujete v organizaci používat dokumenty ve více revizích, zdokumentujte co nejpřesněji za jakých podmínek. Ale raději se k tomu neuchylujte neb to vyvolává zmatek, neshody a nepochopení auditorů...




Shlédnuto: 19093 x


  Příspěvky:

Autor: Polda Bartoš Datum: 2012-03-04 12:37:57

Já bych moc nedoporučoval dávat do názvu, nebo kódu dokumentu to označení útvaru pro který ten dokument platí. Mám s tím tyto zkušenosti: 1) je tu vysoká pravděpodobnost, že se ve vašem podniku objeví dva stejné dokumenty s jiným kódem, které platí pro jiné útvary. 2) je velmi pravděpodobné, že si toho někdo všimne a řekne si, že by pro tuto popsanou činnost mohl vzniknout jediný dokument s platností pro více útvarů, případně napříč firmou. Systém značení (kódování) přestane vyhovovat a začne působit zmatky. Udělejte si raději centrální seznam dokumentů a tam si šikovně označte pro které útvary platí, který dokument.


Autor: Ivsa Datum: 2014-09-25 06:55:49

Dobrý den, souhlasím s panem Bartošem. U nás vznikla mapa dokumentace, která mimo jiné definuje proces platný pro každý typ dokumentace. Navíc jsme začali používat želví diagram, který nám dopomáhá s vizualizací jednotlivých dokumentů k jednotlivým pracovištím.


Autor: -S- Datum: 2014-10-26 07:27:49

Dobrý den, toto by ale měla být starost onoho manažera kvality, který je ve firmě pouze jeden a měl by si to ohlídat?!? Na něm je přeci aby pro každé oddělení vytvořil jednoznačnou identifikaci a tu aby pak žadatel o zařazení dokumentace dodržoval.



  Nový příspěvek:
 
  Autor: (max. 30 znaků)
 
    Zadejte příspěvek:
 
  Zde napiste číslem nula.