4.2.3 Øízení dokumentů

4.2.3 Øízení dokumentů

Norma požaduje, aby „požadované“ dokumenty byly řízeny. Nejprve jen připomenu, že požadované dokumenty jsou ty, které norma výslovně požaduje, tedy jde o dokumenty na řízení dokumentace, řízení záznamů, příručku kvality, ale i v¹echny ostatní dokumenty (které norma výslovně nevyjmenovává), které popisují procesy ve va¹í organizaci. Prakticky tedy ve¹kerá dokumentace, kterou máte musí být řízena. Zjednodu¹eně řečeno: Každý proces v organizaci musí být popsán ve vhodně formulovaném dokumentu a o činnostech procesu musí být záznamy (vyplněný formulářík, elektronický záznam v databázi,...).

Dokument na řízení dokumentace by se mohl jmenovat Øízení dokumentace a mohl by vypadat asi takto:

Odpovědnost za tento předpis má Manažer kvality.

®ádost o nový, změnu nebo zru¹ení dokumentu může podat kdokoliv. ®ádosti schvaluje Manažer kvality (případně jmenujte i dal¹í funkce dle charakteru a rozsahu va¹í organizace), který stanoví odpovědnost za realizaci požadavku, kterou zapí¹e do formuláře. Odpovědná osoba informuje po realizaci Manažera kvality, který doplní, kdy byla změna realizována. ®ádost je na formuláři č. … (žádost je jen pár kolonek, které zvládne vytvořit každý rozumný kvalitář).

Procesy ve firmě jsou popsány formou postupů. Postupy jsou identifikovány jako P-Y-xxx, kde P je označení postupu, Y je kódové označení oddělení (např. V jako výroba, K jako kvalita, O jako osobní oddělení) a xxx je pořadové číslo postupu. Evidence dokumentů včetně distribuce je v se¹itu, který vede Manažer kvality (můžete mít i tabulku v excelu, databázi, apod). Tímto způsobem si můžete jednodu¹e identifikovat prakticky v¹echny dokuemnty, které ve firmě používáte (tedy ža na identifikaci technických výkresů a jiných extra dokumentů). Formuláře jsou označovány jako F-Y-xxx-zzz, kde zzz je navíc pořadové číslo formuláře (bude-li mít formulář i označení xxx, snadno pozná, do kterého pčedpisu se mám podívat, abych věděl, kdy použít daný formulářík).

Každý předpis obsahuje:
Označení organizace (název firmy – může se stát, že si vá¹ zkazník vyžádá nějaké va¹e předpisy, a formuláře, tak aby věděl, komu patří)
Identifikaci dokumentu (P-Y-xxx, případně u formulářů P-Y-xxx-zzz)
Číslo revize (číslování řadou písmen A, B, C, atd nebo řadou čísel 1, 2, 3, atd.)
Datum vydání (budete-li měnit dokumentaci i vícekrát za den, doporučuji psát i čas, ale to byste byli mistři změn a va¹e produktivní činnosti by zahálely)
Stránkování (Strana 1 z 5)
(vý¹e uvedené si rozvrhněte do záhlaví a zápatí dokumentu)

V¹echny dokumenty jsou dostupné ze kteréhokoli počítače firmy prostřednictvím intranetu (výtisků na pracovi¹tích, tisk doporučuji jen na laserové tiskárně).

Formuláře a jiné dokumenty smí být vyplòovány jen modře pí¹ícím kuličkovým propisovacím perem, nesmí být používány grafitové tužky, zvýrazòovače, fixy, apod. (splnění požadavku e))

Externí dokumenty (jde zpravidla o normy, specifikace a výkresy zákazníka) jsou identifikovány jako E-Y-xxx. Evidenci vede Manažer kvality.

V závislosti na charakteru organizace může bývá tento dokument del¹í, protože potřebná dokuemntace například v regulované sféře je významněji rozsáhlej¹í a strukturovaná do více úrovní.

Z va¹í evidence musí být jasné, kdy začal platit nový, případně změněný dokument či formulář a kdy byl nějaký dokument či formulář zru¹en a proč. Není přípustné (až na výjimky), aby byly v organizci používány dokumenty nebo formuláře s různými revizemi. Pokud potřebujete v organizaci používat dokumenty ve více revizích, zdokumentujte co nejpřesněji za jakých podmínek. Ale raději se k tomu neuchylujte neb to vyvolává zmatek, neshody a nepochopení auditorů...