Hlavn strana | Novinky | Nstroje kvality | Poradenstv | Certifikace | Nabídky práce | Diskuse | Kontakt | Reklama













4.2.3 Øízení dokumentů

4.2.3 Øízení dokumentů

Norma požaduje, aby „požadované“ dokumenty byly řízeny. Nejprve jen připomenu, že požadované dokumenty jsou ty, které norma výslovně požaduje, tedy jde o dokumenty na řízení dokumentace, řízení záznamů, příručku kvality, ale i v¹echny ostatní dokumenty (které norma výslovně nevyjmenovává), které popisují procesy ve va¹í organizaci. Prakticky tedy ve¹kerá dokumentace, kterou máte musí být řízena. Zjednodu¹eně řečeno: Každý proces v organizaci musí být popsán ve vhodně formulovaném dokumentu a o činnostech procesu musí být záznamy (vyplněný formulářík, elektronický záznam v databázi,...).

Dokument na řízení dokumentace by se mohl jmenovat Øízení dokumentace a mohl by vypadat asi takto:

Odpovědnost za tento předpis má Manažer kvality.

®ádost o nový, změnu nebo zru¹ení dokumentu může podat kdokoliv. ®ádosti schvaluje Manažer kvality (případně jmenujte i dal¹í funkce dle charakteru a rozsahu va¹í organizace), který stanoví odpovědnost za realizaci požadavku, kterou zapí¹e do formuláře. Odpovědná osoba informuje po realizaci Manažera kvality, který doplní, kdy byla změna realizována. ®ádost je na formuláři č. … (žádost je jen pár kolonek, které zvládne vytvořit každý rozumný kvalitář).

Procesy ve firmě jsou popsány formou postupů. Postupy jsou identifikovány jako P-Y-xxx, kde P je označení postupu, Y je kódové označení oddělení (např. V jako výroba, K jako kvalita, O jako osobní oddělení) a xxx je pořadové číslo postupu. Evidence dokumentů včetně distribuce je v se¹itu, který vede Manažer kvality (můžete mít i tabulku v excelu, databázi, apod). Tímto způsobem si můžete jednodu¹e identifikovat prakticky v¹echny dokuemnty, které ve firmě používáte (tedy ža na identifikaci technických výkresů a jiných extra dokumentů). Formuláře jsou označovány jako F-Y-xxx-zzz, kde zzz je navíc pořadové číslo formuláře (bude-li mít formulář i označení xxx, snadno pozná, do kterého pčedpisu se mám podívat, abych věděl, kdy použít daný formulářík).

Každý předpis obsahuje:
Označení organizace (název firmy – může se stát, že si vá¹ zkazník vyžádá nějaké va¹e předpisy, a formuláře, tak aby věděl, komu patří)
Identifikaci dokumentu (P-Y-xxx, případně u formulářů P-Y-xxx-zzz)
Číslo revize (číslování řadou písmen A, B, C, atd nebo řadou čísel 1, 2, 3, atd.)
Datum vydání (budete-li měnit dokumentaci i vícekrát za den, doporučuji psát i čas, ale to byste byli mistři změn a va¹e produktivní činnosti by zahálely)
Stránkování (Strana 1 z 5)
(vý¹e uvedené si rozvrhněte do záhlaví a zápatí dokumentu)

V¹echny dokumenty jsou dostupné ze kteréhokoli počítače firmy prostřednictvím intranetu (výtisků na pracovi¹tích, tisk doporučuji jen na laserové tiskárně).

Formuláře a jiné dokumenty smí být vyplòovány jen modře pí¹ícím kuličkovým propisovacím perem, nesmí být používány grafitové tužky, zvýrazòovače, fixy, apod. (splnění požadavku e))

Externí dokumenty (jde zpravidla o normy, specifikace a výkresy zákazníka) jsou identifikovány jako E-Y-xxx. Evidenci vede Manažer kvality.

V závislosti na charakteru organizace může bývá tento dokument del¹í, protože potřebná dokuemntace například v regulované sféře je významněji rozsáhlej¹í a strukturovaná do více úrovní.

Z va¹í evidence musí být jasné, kdy začal platit nový, případně změněný dokument či formulář a kdy byl nějaký dokument či formulář zru¹en a proč. Není přípustné (až na výjimky), aby byly v organizci používány dokumenty nebo formuláře s různými revizemi. Pokud potřebujete v organizaci používat dokumenty ve více revizích, zdokumentujte co nejpřesněji za jakých podmínek. Ale raději se k tomu neuchylujte neb to vyvolává zmatek, neshody a nepochopení auditorů...




Shldnuto: 3406 x


  Pspvky:

Autor: Polda Barto¹ Datum: 2012-03-04 12:37:57

Já bych moc nedoporučoval dávat do názvu, nebo kódu dokumentu to označení útvaru pro který ten dokument platí. Mám s tím tyto zku¹enosti: 1) je tu vysoká pravděpodobnost, že se ve va¹em podniku objeví dva stejné dokumenty s jiným kódem, které platí pro jiné útvary. 2) je velmi pravděpodobné, že si toho někdo v¹imne a řekne si, že by pro tuto popsanou činnost mohl vzniknout jediný dokument s platností pro více útvarů, případně napříč firmou. Systém značení (kódování) přestane vyhovovat a začne působit zmatky. Udělejte si raději centrální seznam dokumentů a tam si ¹ikovně označte pro které útvary platí, který dokument.


Autor: Ivsa Datum: 2014-09-25 06:55:49

Dobrý den, souhlasím s panem Barto¹em. U nás vznikla mapa dokumentace, která mimo jiné definuje proces platný pro každý typ dokumentace. Navíc jsme začali používat želví diagram, který nám dopomáhá s vizualizací jednotlivých dokumentů k jednotlivým pracovi¹tím.


Autor: -S- Datum: 2014-10-26 07:27:49

Dobrý den, toto by ale měla být starost onoho manažera kvality, který je ve firmě pouze jeden a měl by si to ohlídat?!? Na něm je přeci aby pro každé oddělení vytvořil jednoznačnou identifikaci a tu aby pak žadatel o zařazení dokumentace dodržoval.


Autor: Jiří ®áček Datum: 2018-07-20 08:57:39

Zkuste dokumentaci od PALSTAT CAQ - http://www.palstat.cz/kvalita/dokumentace/



  Nov pspvek:
 
  Autor: (max. 30 znak)
 
    Zadejte pspvek:
 
  Zde napiste slem nula.