Hlavní strana | Novinky | Nástroje kvality | Poradenství | Certifikace | Nabídky práce | Diskuse | Kontakt | Reklama













Řízení procesů

Řízení procesů

Asi snad všichni známe model procesního řízení uvedený v normě ISO 9000. Pro praxi je však hůře uchopitelný. Proto se v tomto článku zaměřím na to, ajk popsat procesy v organizaci pokud možno co nejjednodušším a přitom použitelným způsobem.

Existuje hromada způsobů, jak popsat v organizaci procesy. Asi nejdůležitější procesy v organizaci bývají takové, které se přímo podílejí na uspokojování potřeb zákazníků. Mezi takové procesy obvykle řadíme: Marketing, Výzkum a vývoj, Příjem objednávek, Plánování výroby (samozřejmě i služby), Nákup materiálu, Skladování, Příprava materiálu pro výrobu (pokud je nutná), Výroba, Balení, Fakturace, Expedice, Instalace, Servis.

U „běžné“ výrobní organizace lze takové procesy skutečně vypozorovat a mohli bychom je nazvat hlavními procesy. Pokud si vezmete tužku a papír, tak seznam procesů vaší organizace dáte dohromady do 15 minut. Dáte-li si tyto procesy například do vaší Příručky kvality (případně i příručky managentu – máte-li již slušný integrovaný systém systém) nebo do vhodného jiného dokumentu vaší organizace, propojíte tyto procesy šipkami, získáte jednoduché schéma, kterým prokážete interakci těchto procesů jak to požaduje norma. Norma neříká, jak procesy popisovat, dává nám volnost.

Procesy v organizaci však bývají složitěji strukturované. Výše uvedené procesy budiž nazvěme hlavními procesy, tj. procesy první hierarchické úrovně. Vezměme si například proces Nákup materiálu. Nemusíte dlouze bádat abyste zjistili, jaké jsou jeho Vstupy, Výstupy, kdo jsou Interní zákazníci, kdo jsou Externí zákazníci (včetně úřadů regulované sféry), a z jakých poprocesů tento proces sestává. Druhá úroveň je v podstatě rozpitvání procesů vztahujících se k nakupování materiálu, tj. jde o procesy, kterými ve výrobních organizacích bývají: Schvalování dodavatelů, Plánování dodávek, Zajištění kvality nakupovaného materiálu, Objednávání, Reklamace,...

Tímto způsobem můžete rozpitvat procesy dá se říci všechny hlavní procesy. Tímto celkem jednoduchým způsobem můžete popsat první dvě úrovně procesů. A lze postupovat i do úrovně třetí, čtvrté, a dalších úrovní. Jako pomůcku můžete použít třeba tabulkový editor Spreadsheet z OpenOffice, který je zcela zdarma a je celkem kompatibilní s častěji používaným programem Excel. Takto strukturované procesy lze nazvat MAPA PROCESŮ.

V organizacích se ale vyskytují i procesy nepřímo související s realizací výrobku/služby. Jde o procesy, které zpravidla nelze zařadit o posloupnosti hlavních procesů, ačkoli s nimi vemi úzce souvisejí a pro chod organizace jsou významné. Jde například o procesy: Lidské zdroje, Kvalita, Finanční management,...

Tyto procesy si můžeme nazvat jako vedlejší procesy. A co nimi? Můžeme je strukturovat do nižších úrovní prakticky stejně jako hlavní procesy. Proces Kvalita lze dále strukturovat následovně: Řízení interní dokumentace, Řízení externí dokumentace, Systém nápravných a preventivních opatření, Interní audity, Kontrola kvality (nezapomeňte, že kontrola kvality je velmi neproduktivní činnost!).

Hlavní a vedlejší procesy můžete mít dokumentovány separátně, ale vaší tvořivosti se meze nekladou. Tak můžete použít třeba dokument sady OpenOffice Presentation (také zdarma), ve kterém si můžete vedlejší procesy dát třeba jako obdélníky do pozadí, přičemž v popředí budete mít procesy hlavní. A nezapomeňte na rozumné množství šipek znázorňujících interakce procesů! Zde je v připojeném souboru příklad souboru základ, který můžete dále rozvinout a použít třeba ve vaší organizaci.

S řízením procesů úzce souvisí i popis jednotlivých procesů v různých úrovních. Jak si popíšete procesy je zcela na vás. Můžete použít textové vyprávění, kterým proces popíšete. Můžete ale použít i vývojových diagramů, které já osobně preferuji. Zde ale POZOR!!! Jsou konzultanti, kteří vám mohou doporučit i relativně nepřehledné a zbytečně komplikované způsoby popisu procesů. Vždy dbejte na to, aby popis procesů ve vaší organizaci byl co nejpřehlednější a uživatelsky přívětivý. Já osobně mám velmi dobrou zkušenost s konceptem, kdy se používá jen 5 základních tvarů vývojových diagramů – viz odkaz Vývojové diagramy. Jde o koncept, kde jsou zřejmé vstupy a výstupy jednotlivých činností a současně je jasně stanovena zodpovědnost za provádění jednotlivých činností.

Toť o procesech zatím vše. S problematikou popisů procesů souvisí i téma řízení dokumentace, ve kterém bude v blízké budoucnosti téma dále rozvedeno.




Shlédnuto: 26045 x


  Příspěvky:

Autor: MILI Datum: 2009-03-16 15:01:22

Příklad strukturování procesů


Autor: Wensa Datum: 2013-06-12 17:48:50

No to je teda blábol... asi procesům moc nerozumíme, že ano? :-( Například už jen proto, že marketing není proces - toto je nejobvyklejší chyba lidí, kteří procesům nerozumějí. No a ten blábol v tom přiloženém excelovském souboru, to je na odstřel. Nechci být zlý, ale tahle amatérština mne přímo popudila - protože napáchá nenapravitelné škody. Kdo přijde po Vás a bude hovořit o procesech, ať už tomu bude rozumět či ne, je ve velmi špatné situaci.


Autor: Michael K. Datum: 2013-09-04 20:56:49

Ahoj Wensa: bohužel někteří lidé se nemohou věnovat tvorbou a postupem procesů, tak jako ty celý život :-), ale měl bych k tobě jeden dotaz proč nemůže být marketing jako proces? Toto mi nejde do hlavy, mě učili že a dokonce tvořili příklad zrovna na marketingu. A jen tak na okraj pouze vytvoření procesu na papírek není úplně všechno ;)


Autor: RadekL Datum: 2013-09-30 21:21:40

Ahoj Wensa, máš možnost článek změnit. :-) Nebráním se odborným a smysluplným článkům jiných lidí - info@ikvalita.cz.


Autor: Katka.K Datum: 2013-10-28 09:50:55

Ahoj chtěla bych se zeptat, zda by někdo nevěděl, jaké možnosti, mimo mapy procesů, existují pro zobrazení systému organizace. Mockrát děkuji


Autor: Petr Datum: 2014-09-03 23:02:00

Co tak Organizační diagram - klasický pavouk.


Autor: Kamil Štěpán Datum: 2015-11-04 10:43:47

Bohužel musím souhlasit s Wensa. Tento článek je opravdu sytě amatérský a nemá větší hodnotu, než virtuálních jediček a nul. Jsem pro, aby autor preferoval nepsat raději nic, než bez hlubší znalosti a především dlouholetých zkušeností "stvořil" podobný článek. Viz v textu počínaje "důležitostí" procesů (jak nastavujete kritéria pro důležitost / nedůležitost procesu?), konče "pitváním" procesu - zřejmě pro pitvání samotné a ne pro nějaký manažerský účel. Ad Katka K.: Systém organizace nejsou pouze procesy. Zde je potřeba znát účel, proč to potřebujete. Způsobů je mnoho, některé až překvapivě milé a jednoduché, klasický pavouk je jistě také možnost, ovšem i "pavouk" může mít různé podoby a informační hodnotu. Klasický pavouk celé organizace s fotkami pracovníků vyvěšený na skříňce v dílně by působil nepatřičně a ten, kdo by jej takto vyvěsil, by za pár týdnů chodil do sprch po šichtě sám :-) Jak říkám, nutné je znát důvod proč a k čemu to potřebujete.



  Nový příspěvek:
 
  Autor: (max. 30 znaků)
 
    Zadejte příspěvek:
 
  Zde napiste číslem nula.